Gestionnaire des locaux associatifs F/H

Sous l’autorité du Responsable de Service et au sein d’une équipe de 6 agents, vous assurez l’instruction, le suivi et la gestion administrative des demandes de mise à disposition de locaux municipaux à usage pluriannuel.

Vous accueillez et accompagnez les associations dans leurs démarches, contribuez aux activités administratives et comptables du service et participez à son fonctionnement collectif. Vous travaillez en transversalité avec les différents services de la collectivité, les élus et les représentants des associations.

Vos missions principales seront les suivantes :

Instruire et assurer le suivi des demandes de mise à disposition de locaux municipaux

• Réceptionner, analyser et instruire les demandes de mise à disposition de locaux municipaux ;

• Vérifier la complétude des dossiers et solliciter, si nécessaire, les pièces ou informations complémentaires ;

• Préparer les dossiers soumis à la validation des élus du secteur, assurer le suivi des décisions et apporter une réponse aux associations ;

• Préparer les conventions d’occupation et veiller à leur mise en œuvre, en les adaptant si nécessaire aux situations particulières, dans le respect des modèles et procédures en vigueur ;

• Travailler en lien avec le service Patrimoine Bâti et la Direction des Affaires Juridiques, notamment sur les questions relatives aux conventions et aux assurances ;

• Organiser et suivre les états des lieux d’entrée et de sortie, ainsi que la remise et la restitution des clés ;

• Transmettre les conventions signées et les justificatifs d’assurance à la Direction des Affaires Juridiques ;

• Assurer le suivi des attestations d’assurance et relancer les associations en cas de pièces manquantes ou arrivant à échéance ;

• Recueillir et actualiser les plannings d’occupation, ainsi qu’assurer le suivi des résiliations et des fins d’occupation ;

• Préparer et programmer, en lien avec le service des Assemblées, l’information du Conseil municipal concernant les conventions signées par Monsieur le Maire par délégation du Conseil municipal ;

• Élaborer et actualiser un tableau de bord de suivi des conventions afin de disposer d’une vision à jour des occupations et d’anticiper les échéances, notamment les demandes de renouvellement ;

• Veiller au respect des procédures et à la sécurisation administrative des occupations.

Assurer l’accueil des associations et contribuer à la gestion administrative et comptable du service

• Accueillir, informer et accompagner les associations dans leurs démarches relatives à l’occupation des locaux ;

• Être leur interlocuteur privilégié pour toute question relative aux conventions, aux conditions d’occupation et au suivi de leurs dossiers ;

• Concevoir, alimenter et actualiser les outils de suivi de l’activité, en veillant à la fiabilité des données relatives aux conventions, aux associations et aux occupations ;

• Participer à la gestion administrative du service : rédiger les courriers, notes, rapports, projets de délibération et autres documents nécessaires à son activité ;

• Préparer les éléments nécessaires aux dossiers présentés au Conseil municipal ;

• Calculer les participations financières demandées aux associations conformément aux règles et tarifs en vigueur, et assurer la valorisation des locaux mis à disposition ;

• Participer à la préparation et au suivi des éléments nécessaires aux bilans d’activité du service ;

• Assurer le classement et l’archivage des documents relatifs aux conventions et aux occupations.

Contribuer au fonctionnement et à la dynamique du service

• Participer aux réunions de service et contribuer à la circulation de l’information au sein de l’équipe ;

• Participer aux manifestations et actions organisées par le service ;

• Contribuer à l’évaluation et au bilan des actions conduites à l’échelle du service ;

• Identifier les besoins et les éventuelles difficultés rencontrées dans la gestion des occupations ;

• Être force de proposition auprès du responsable de service pour améliorer les procédures, les outils de suivi et la qualité du service rendu aux associations ;

• Contribuer aux réflexions relatives à l’évolution de la gestion des locaux associatifs et aux conditions de mise à disposition ;

• Participer, selon les besoins, aux travaux et actions conduits dans le cadre des États généraux de la vie associative et du Livre blanc du sport ;

• Contribuer plus largement à la continuité et à la qualité du fonctionnement du service.